DigiReminder
La scheda cliente del centro estetico è la memoria del salone: ricorda cosa ha fatto la cliente, cosa preferisce e cosa è meglio evitare, anche quando a riceverla è un'altra operatrice. Il rischio è l'eccesso opposto: una scheda troppo lunga non la compila nessuno. Ecco come costruirne una utile, che si aggiorna in pochi secondi.
I dati essenziali (e solo quelli)
- Nome e cognome, per riconoscere la cliente senza confusione.
- Telefono: è il dato più importante, perché è quello con cui partono conferme e promemoria WhatsApp. Salvalo con il prefisso internazionale.
- Email, se la cliente la usa.
- Data di nascita: serve per gli auguri e per conoscere meglio la tua clientela.
Lo storico dei trattamenti
Lo storico è la parte che fa risparmiare più tempo: data e servizio di ogni appuntamento. Permette di rispondere in un attimo a «quando ho fatto l'ultima ceretta?», di proporre il richiamo giusto e di riconoscere le clienti più fedeli. In un software lo storico si costruisce da solo con gli appuntamenti; su carta va ricopiato ogni volta, ed è per questo che spesso non viene aggiornato.
Note utili: cosa scrivere e come
- Preferenze: operatrice preferita, orari comodi, «preferisce non parlare durante il trattamento».
- Prodotti e reazioni note: un prodotto che ha dato fastidio, una pelle sensibile.
- Dettagli pratici: il colore o il mix usato, la durata di un trattamento particolare.
- Data e autore di ogni nota, così si capisce quanto è recente e chi l'ha scritta.
Scrivi fatti, non giudizi: una scheda può essere letta da colleghe diverse e, in certi casi, dalla cliente stessa. «Ha annullato due volte» è un'informazione utile; un commento sul carattere no.
Attenzione ai dati sulla salute e alla privacy
Allergie, gravidanza, patologie e simili sono dati sulla salute, che la normativa sulla protezione dei dati (in Italia il GDPR, in Svizzera la legge federale sulla protezione dei dati) tratta con maggiore cautela. Regole pratiche: raccogli solo ciò che serve davvero al trattamento, informa la cliente su come userai i dati, chiedi il consenso dove è richiesto e non lasciare le schede accessibili a chiunque. Per gli obblighi esatti della tua attività confrontati con un consulente: questa guida non è consulenza legale.
Come tenerla aggiornata senza perdere tempo
La regola è semplice: si aggiorna in due minuti a fine appuntamento, non a fine giornata. In DigiReminder la scheda contiene anagrafica (nome, telefono, email, data di nascita), storico degli appuntamenti che cresce con l'agenda, note con data e autore, un indicatore di affidabilità per chi disdice spesso e la spesa complessiva. Chi prenota dal link online viene riconosciuto dal numero di telefono, quindi non si creano doppioni da sistemare a mano.