Agenda cartacea o digitale per il salone: quale scegliere?

La cliente chiama mentre stai facendo una piega, tu scrivi l'appuntamento a matita sull'agenda… e la settimana dopo scopri che quello stesso orario era già occupato. Oppure sei a casa, una cliente ti scrive per spostare, e l'agenda è rimasta in salone. Se ti è successo, ti sarai chiesta se sia arrivato il momento di passare dall'agenda cartacea a quella digitale.

I vantaggi dell'agenda cartacea

• È immediata: la apri e scrivi, senza password né aggiornamenti.
• Costa poco: un'agenda all'anno.
• Non dipende da internet né dalla batteria del telefono.
• La conosci già: nessun tempo per imparare a usarla.

I limiti dell'agenda cartacea

• Non avvisa nessuno: conferme e promemoria li devi scrivere o telefonare tu, uno per uno.
• Sta in un posto solo: fuori dal salone non sai cosa c'è in programma.
• Si sporca e si cancella: tra spostamenti e cancellature, a fine mese è difficile da leggere.
• Con più operatrici si complica: chi ha scritto cosa? Chi è libera alle 15?
• Non ricorda la storia del cliente: trattamenti fatti, preferenze e note finiscono altrove, o da nessuna parte.
• Se la perdi, perdi tutto: non esiste una copia.

Cosa cambia con un'agenda digitale

Un'agenda digitale per il salone è un calendario pensato per gli appuntamenti: la vedi da telefono e computer, ogni operatrice ha la sua colonna, e ogni appuntamento è collegato alla scheda del cliente. Le funzioni che fanno più differenza nel lavoro di tutti i giorni sono:

• Niente doppie prenotazioni: l'orario occupato è occupato per tutte.
• Conferme e promemoria automatici al cliente, senza doverli scrivere.
• Prenotazione online: il cliente sceglie da solo tra gli orari liberi, anche quando il salone è chiuso.
• Scheda cliente con storico: vedi subito cosa ha fatto l'ultima volta. Ne parliamo in scheda cliente nel centro estetico.
• Sposti con un tocco: e il cliente può ricevere in automatico il nuovo orario.

Confronto rapido: carta o digitale

Quando conviene passare al digitale

Non c'è un momento giusto per tutti. Questi però sono segnali comuni che la carta non basta più:

• Passi parte della giornata a rispondere a messaggi per fissare o spostare appuntamenti.
• Ti capita che i clienti dimentichino l'appuntamento (il cosiddetto no-show: il cliente non si presenta senza avvisare).
• In salone lavorate in due o più persone sulla stessa agenda.
• Vorresti sapere chi non torna da tempo, o fare gli auguri di compleanno ai clienti.

Se invece hai pochi appuntamenti, clienti fissi che non mancano mai e lavori da sola, la carta può ancora andare bene.

Come passare al digitale senza perdere appuntamenti

1. Scegli un giorno tranquillo per iniziare, non il sabato prima delle feste.
2. Inserisci prima i servizi con durata e prezzo: così ogni appuntamento occupa il tempo giusto.
3. Riporta gli appuntamenti futuri dall'agenda di carta a quella digitale, a partire dalle prossime due settimane.
4. Aggiungi i clienti man mano che prenotano, invece di ricopiare tutta la rubrica in un giorno.
5. Tieni la carta come riserva per qualche settimana, poi lasciala andare.
6. Condividi il link di prenotazione su WhatsApp, Instagram e Google.

Per organizzare bene l'agenda una volta passata al digitale trovi qualche idea in 5 modi per organizzare meglio l'agenda.

Come funziona l'agenda di DigiReminder

DigiReminder è un'agenda digitale per saloni e centri estetici con i promemoria WhatsApp già integrati. Hai la vista settimana, mese e tabella, il catalogo dei servizi e la scheda cliente con storico e note. Quando crei un appuntamento, il cliente riceve una conferma dal numero WhatsApp della tua attività; prima della data riceve il promemoria, all'orario che scegli tu (da 3 a 72 ore prima). Se sposti un appuntamento, il cliente riceve il nuovo orario (piani Pro e Business).

I clienti possono anche prenotare da soli dalla pagina di prenotazione online, che mostra solo gli orari davvero liberi. Si parte da €9 al mese, senza vincoli: trovi i dettagli in quanto costa un gestionale per estetista.