DigiReminder
Die Kundenkarte im Salon ist das Gedächtnis Ihres Betriebs: Sie hält fest, was die Kundin hatte, was sie mag und was man besser vermeidet, auch wenn sie von einer anderen Mitarbeiterin betreut wird. Die Gefahr liegt im anderen Extrem: Eine zu lange Karte füllt niemand aus. So bauen Sie eine nützliche Karte, die sich in wenigen Sekunden aktualisieren lässt.
Die wichtigsten Daten (und nur diese)
- Vor- und Nachname, damit Sie die Kundin ohne Verwechslung erkennen.
- Telefonnummer: das wichtigste Datum, denn an diese Nummer gehen Bestätigungen und WhatsApp-Erinnerungen. Speichern Sie sie mit internationaler Vorwahl.
- E-Mail-Adresse, falls sie genutzt wird.
- Geburtsdatum: praktisch für Geburtstagsgrüße und um Ihre Kundschaft besser kennenzulernen.
Behandlungshistorie
Die Historie spart am meisten Zeit: Datum und Leistung jedes Termins. So beantworten Sie im Handumdrehen „Wann war ich zuletzt beim Waxing?“, schlagen den passenden Folgetermin vor und erkennen Ihre treuesten Kundinnen. In einer Software baut sich die Historie aus den Terminen von selbst auf; auf Papier muss sie jedes Mal abgeschrieben werden, weshalb sie oft nicht aktuell ist.
Nützliche Notizen: was und wie schreiben
- Vorlieben: Lieblingsmitarbeiterin, passende Zeiten, „möchte während der Behandlung nicht reden“.
- Produkte und bekannte Reaktionen: ein Produkt, das gereizt hat, empfindliche Haut.
- Praktische Details: verwendete Farbe oder Mischung, Dauer einer besonderen Behandlung.
- Datum und Verfasser jeder Notiz, damit man sieht, wie aktuell sie ist und wer sie geschrieben hat.
Schreiben Sie Fakten, keine Urteile: Eine Karte kann von verschiedenen Kolleginnen und in manchen Fällen von der Kundin selbst gelesen werden. „Zweimal abgesagt“ ist eine nützliche Information; ein Kommentar zum Charakter nicht.
Vorsicht bei Gesundheitsdaten und Datenschutz
Allergien, Schwangerschaft, Erkrankungen und Ähnliches sind Gesundheitsdaten, die das Datenschutzrecht (in der EU die DSGVO, in der Schweiz das Datenschutzgesetz) besonders vorsichtig behandelt. Praktische Regeln: Erfassen Sie nur, was Sie für die Behandlung wirklich brauchen, informieren Sie die Kundin, wie Sie die Daten verwenden, holen Sie die Einwilligung ein, wo sie erforderlich ist, und lassen Sie die Karten nicht für jeden zugänglich. Für die genauen Pflichten Ihres Betriebs sprechen Sie mit einer Fachperson: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
So halten Sie sie aktuell, ohne Zeit zu verlieren
Die Regel ist einfach: in zwei Minuten am Ende des Termins aktualisieren, nicht am Ende des Tages. In DigiReminder enthält die Karte die Stammdaten (Name, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum), eine Terminhistorie, die mit dem Kalender wächst, Notizen mit Datum und Verfasser, einen Zuverlässigkeitsindikator für Kundschaft, die häufig absagt, und den Gesamtumsatz. Wer über den Online-Link bucht, wird an der Telefonnummer erkannt – so entstehen keine Dubletten, die Sie von Hand korrigieren müssten.