DigiReminder
La ficha de cliente del salón es la memoria de tu negocio: recuerda qué se hizo la clienta, qué prefiere y qué conviene evitar, incluso cuando la atiende otra compañera. El riesgo es el extremo contrario: una ficha demasiado larga no la rellena nadie. Así puedes construir una útil, que se actualiza en pocos segundos.
Los datos esenciales (y solo esos)
- Nombre y apellidos, para reconocer a la clienta sin confusiones.
- Teléfono: el dato más importante, porque es al que llegan las confirmaciones y los recordatorios de WhatsApp. Guárdalo con el prefijo internacional.
- Correo electrónico, si la clienta lo usa.
- Fecha de nacimiento: sirve para las felicitaciones y para conocer mejor a tu clientela.
Historial de tratamientos
El historial es la parte que más tiempo ahorra: fecha y servicio de cada cita. Permite responder en un momento a «¿cuándo me hice la última depilación?», proponer el seguimiento adecuado y reconocer a las clientas más fieles. En un software el historial se construye solo con las citas; en papel hay que copiarlo cada vez, y por eso suele quedarse sin actualizar.
Notas útiles: qué escribir y cómo
- Preferencias: empleada favorita, horarios cómodos, «prefiere no hablar durante el tratamiento».
- Productos y reacciones conocidas: un producto que ha irritado, piel sensible.
- Detalles prácticos: el tono o la mezcla utilizados, la duración de un tratamiento especial.
- Fecha y autora de cada nota, para saber cuán reciente es y quién la escribió.
Escribe hechos, no juicios: una ficha puede leerla otra compañera y, en algunos casos, la propia clienta. «Ha cancelado dos veces» es una información útil; un comentario sobre su carácter, no.
Cuidado con los datos de salud y la privacidad
Las alergias, el embarazo, las enfermedades y similares son datos de salud, que la normativa de protección de datos (en España y la UE, el RGPD) trata con mayor cautela. Reglas prácticas: recoge solo lo que de verdad necesitas para el tratamiento, informa a la clienta de cómo usarás los datos, pide el consentimiento cuando sea exigible y no dejes las fichas al alcance de cualquiera. Para las obligaciones exactas de tu negocio, consulta con un profesional: esta guía no es asesoramiento legal.
Cómo mantenerla al día sin perder tiempo
La regla es sencilla: se actualiza en dos minutos al terminar la cita, no al final del día. En DigiReminder la ficha contiene los datos básicos (nombre, teléfono, correo, fecha de nacimiento), un historial de citas que crece con la agenda, notas con fecha y autora, un indicador de fiabilidad para quienes cancelan a menudo y el gasto total. Quien reserva desde el enlace online se reconoce por su número de teléfono, así que no se crean duplicados que corregir a mano.