DigiReminder
Fișa clientului din salon este memoria afacerii tale: își amintește ce a făcut clienta, ce preferă și ce e mai bine de evitat, chiar și atunci când o primește o altă colegă. Riscul este extrema opusă: o fișă prea lungă nu o completează nimeni. Iată cum construiești una utilă, care se actualizează în câteva secunde.
Datele esențiale (și doar acestea)
- Nume și prenume, ca să recunoști clienta fără confuzii.
- Telefon: cea mai importantă informație, pentru că spre acest număr pleacă confirmările și mementourile WhatsApp. Salvează-l cu prefixul internațional.
- E-mail, dacă clienta îl folosește.
- Data nașterii: utilă pentru urări și pentru a-ți cunoaște mai bine clientela.
Istoricul tratamentelor
Istoricul este partea care economisește cel mai mult timp: data și serviciul fiecărei programări. Îți permite să răspunzi imediat la «când am făcut ultima epilare?», să propui reîntoarcerea potrivită și să recunoști clientele cele mai fidele. Într-un program, istoricul se construiește singur din programări; pe hârtie trebuie recopiat de fiecare dată, motiv pentru care rămâne adesea neactualizat.
Notițe utile: ce scrii și cum
- Preferințe: colega preferată, ore convenabile, «preferă să nu vorbească în timpul tratamentului».
- Produse și reacții cunoscute: un produs care a iritat, ten sensibil.
- Detalii practice: nuanța sau amestecul folosit, durata unui tratament special.
- Data și autorul fiecărei notițe, ca să se vadă cât de recentă este și cine a scris-o.
Scrie fapte, nu judecăți: o fișă poate fi citită de colegi diferite și, uneori, chiar de client. «A anulat de două ori» este o informație utilă; un comentariu despre caracter, nu.
Atenție la datele despre sănătate și la confidențialitate
Alergiile, sarcina, afecțiunile și altele asemenea sunt date despre sănătate, pe care legislația privind protecția datelor (GDPR în Uniunea Europeană) le tratează cu mai multă precauție. Reguli practice: colectează doar ce este cu adevărat necesar tratamentului, informează clienta cum vei folosi datele, cere consimțământul unde este necesar și nu lăsa fișele la îndemâna oricui. Pentru obligațiile exacte ale afacerii tale, discută cu un specialist: acest ghid nu este consultanță juridică.
Cum o ții la zi fără să pierzi timp
Regula este simplă: se actualizează în două minute la finalul programării, nu la finalul zilei. În DigiReminder fișa conține datele de bază (nume, telefon, e-mail, data nașterii), istoricul programărilor care crește odată cu agenda, notițe cu dată și autor, un indicator de fiabilitate pentru clienții care anulează des și cheltuiala totală. Cine programează din linkul online este recunoscut după numărul de telefon, așa că nu apar dubluri de corectat de mână.