DigiReminder
Eine Lücke im Kalender, weil eine Kundin nicht gekommen ist? In einem Kosmetikstudio oder Friseursalon bedeuten schon wenige No-Shows im Monat – also Termine, die Kundschaft ohne Absage nicht wahrnimmt – unbezahlte Arbeitsstunden, bereits vorbereitetes Material und einen Termin, den kurzfristig niemand mehr übernehmen kann.
Warum erscheint Kundschaft nicht?
Selten steckt böse Absicht dahinter. Die Gründe, die man in der Arbeit mit Terminen am häufigsten erlebt, sind überschaubar (es sind typische Erfahrungen aus Salons, keine Statistik):
- Vergessen: Der Termin wurde vor Tagen oder Wochen vereinbart und ist dem Kunden inzwischen aus dem Kopf gerutscht.
- Es kommt etwas dazwischen: Arbeit, Kinder, Stau. Der Kunde weiß, dass er nicht kommen kann, sagt aber nichts.
- Absagen ist unbequem: Anrufen, wenn der Salon beschäftigt oder geschlossen ist, ist mühsam, und „Ich kann nicht kommen“ zu schreiben ist vielen unangenehm. Also sagen sie einfach nichts.
- Keine Bestätigung, keine Erinnerung: Wenn niemand erinnert hat, bleibt der Termin im Kopf der Kundschaft diffus.
- Keine erkennbare Regel: Wer nicht weiß, dass Absagen rechtzeitig erfolgen sollten, sieht das Problem nicht.
Was kann ein No-Show kosten?
Die Rechnung ist einfach: durchschnittlicher Behandlungswert mal Anzahl der No-Shows im Monat. Hier einige Rechenbeispiele (erfundene Zahlen, um den Mechanismus zu zeigen – keine Statistik zu Ihrem Betrieb):
| Durchschnittlicher Behandlungswert | No-Shows pro Monat | Wert der verpassten Termine pro Monat | Auf 12 Monate |
|---|---|---|---|
| 30 € | 4 | 120 € | 1.440 € |
| 50 € | 6 | 300 € | 3.600 € |
| 80 € | 8 | 640 € | 7.680 € |
Das ist der theoretische Höchstwert: Wenn Sie den Termin kurzfristig neu besetzen können, fällt der Verlust geringer aus. Aber eine spontane Lücke zu füllen kostet trotzdem Zeit und Nachrichten und klappt nicht immer. Dazu kommen weniger sichtbare Kosten: die Arbeitszeit der Mitarbeiterin, das vorbereitete Material und der Aufwand, den Kalender umzuplanen.
No-Shows verringern: was wirklich hilft
- Gleich nach der Buchung bestätigen. Eine Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Behandlung schwarz auf weiß vermeidet Missverständnisse und verankert den Termin im Gedächtnis.
- Vor dem Termin erinnern. Das ist die einfachste Maßnahme; weiter unten steht, wie früh Sie die Erinnerung schicken können.
- Verschieben und Absagen leicht machen. Reicht eine Antwort auf die Nachricht, sagen viele Bescheid, statt einfach wegzubleiben – und Sie können den Termin neu vergeben.
- Eine klare Stornoregel nennen, freundlich formuliert (Vorlage unten).
- Bei langen oder teuren Behandlungen eine Anzahlung erwägen. Das ist eine geschäftliche Entscheidung, die von Ihrer Kundschaft abhängt; DigiReminder wickelt keine Zahlungen ab, sie muss also separat organisiert werden.
- Eine Warteliste führen mit Kundschaft, die kurzfristig kann, um frei gewordene Termine zu besetzen.
Vorlage für eine Stornoregel
„Falls Sie nicht kommen können, geben Sie uns bitte mindestens 24 Stunden vorher Bescheid – dann können wir den Termin an jemand anderen vergeben. Vielen Dank!“ Passen Sie die Frist an die Art der Behandlung an; wichtig ist, sie einfach zu formulieren und bei der Buchung mitzuteilen.
Wie früh sollte die Erinnerung kommen?
Grundsätzlich sollte die Erinnerung nah genug am Termin liegen, um nützlich zu sein, aber früh genug, damit die Kundschaft Ihnen bei einem Problem noch Bescheid geben kann. Der beste Zeitpunkt hängt von der Leistung und von Ihrem Betrieb ab; es gibt keine Uhrzeit, die für alle passt. Das sind nur Ausgangspunkte zum Ausprobieren und Anpassen:
| Situation | Sinnvoller Ausgangspunkt |
|---|---|
| Kurze, wiederkehrende Behandlung (Maniküre, Augenbrauen) | Am Vortag (etwa 24 Stunden vorher) |
| Lange oder hochwertige Behandlung | Etwa 48 Stunden vorher, damit bei einer Absage noch Zeit bleibt, den Termin neu zu besetzen |
| Termin wurde Wochen im Voraus vereinbart | Erste Bestätigung plus Erinnerung 24–48 Stunden vorher: eine Bestätigung allein wird vergessen |
Funktionieren WhatsApp-Erinnerungen?
Garantien gibt es nicht, und die Ergebnisse unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb. WhatsApp hat aber einen praktischen Vorteil: Es ist die App, die Ihre Kundschaft ohnehin täglich nutzt – niemand muss etwas Neues öffnen, und man kann direkt antworten. Die Schwäche der manuellen Methode liegt woanders: Vor jedem Termin jeder Kundin zu schreiben kostet Zeit und ist an vollen Tagen die erste Aufgabe, die untergeht. Mehr dazu: so verringern Sie kurzfristige Absagen mit WhatsApp-Erinnerungen.
So automatisieren Sie Terminerinnerungen
Automatisieren heißt: Die Nachricht geht von selbst raus, sobald ein Termin im Kalender steht, ohne dass jemand daran denken muss. Dafür braucht es ein System, das mit Ihrem Kalender und Ihrer WhatsApp-Nummer verbunden ist. Die Schritte sind immer gleich:
- Der Termin wird angelegt – im Kalender oder über die Online-Buchungsseite.
- Sofort geht eine Bestätigung an die Kundschaft.
- Zum gewählten Zeitpunkt vor dem Termin wird die Erinnerung verschickt.
- Wird der Termin verschoben, erhält die Kundschaft die neue Uhrzeit.
So funktioniert es mit DigiReminder
DigiReminder verschickt diese Nachrichten von der WhatsApp-Nummer Ihres Betriebs, die Sie per QR-Code verbinden. Beim Anlegen eines Termins geht die Bestätigung raus; die Erinnerung wird so viele Stunden vorher verschickt, wie Sie in den Einstellungen wählen, zwischen 3 und 72; verschieben Sie einen Termin im Kalender, erhält die Kundschaft die neue Uhrzeit (in den Tarifen Pro und Business enthalten). Kundschaft kann auch selbst über die Online-Buchungsseite buchen, die nur wirklich freie Zeiten anzeigt.
Auf der Website nennt DigiReminder eine Verringerung von Absagen und No-Shows um bis zu 70 %: Das ist eine Angabe von DigiReminder, kein garantiertes Ergebnis, denn es hängt von der Art des Betriebs, der Kundschaft und Ihren Einstellungen ab. Wie alle automatischen Nachrichten zählen auch diese zum Monatskontingent Ihres Tarifs (100 Nachrichten bei Lite, 400 bei Pro, unbegrenzt im Rahmen angemessener Nutzung bei Business); Details finden Sie auf der Preisseite.