DigiReminder
Um 9:05 Uhr schreibt eine Kundin „schaffe es heute nicht“ – ihr Termin ist um 9:30. Eine andere kommt gar nicht. Viele Salons überlegen dann, Regeln einzuführen, fürchten aber, streng zu wirken. Gut formulierte Stornierungsregeln sollen niemanden bestrafen: Sie sagen Ihren Kundinnen, was Sie erwarten, bevor ein Problem entsteht.
Was sind Stornierungsregeln?
Eine kurze Regel, die drei Dinge erklärt: bis wann die Kundin absagen soll, wie sie Bescheid gibt (Nachricht, Telefon) und was passiert, wenn sie stark verspätet oder gar nicht kommt.
Es geht vor allem um No-Shows – Kundinnen, die ohne Absage nicht erscheinen – und um kurzfristige Absagen, die eine schwer zu füllende Lücke hinterlassen.
Warum auch ein kleiner Salon sie braucht
- Kundinnen wissen oft nicht, dass eine späte Absage Ihnen schadet: Für sie ist es „nur ein Termin“.
- Weniger Diskussionen: Ist die Regel vorher kommuniziert, müssen Sie nicht improvisieren.
- Freie Zeitfenster: Wer rechtzeitig absagt, macht Platz für jemand anderen.
- Gleiche Behandlung für alle: keine Ausnahmen, die anderen auffallen.
Was in die Regel gehört
- Absagefrist: zum Beispiel 24 Stunden. Bei langen oder teuren Behandlungen verlangen manche Salons 48 Stunden.
- Kanal: „Antworten Sie einfach auf diese Nachricht“ ist leichter als „rufen Sie während der Öffnungszeiten an“.
- Verspätungen: ab wie vielen Minuten die Behandlung gekürzt oder verschoben wird.
- Wiederholte No-Shows: was nach dem zweiten oder dritten Mal passiert (zum Beispiel Buchung nur mit Bestätigung).
- Eventuelle Anzahlung: Wenn Sie sie für bestimmte Leistungen verlangen, nennen Sie welche und wie.
Vorlagen zum Kopieren
Passen Sie Zeiten und Ton an Ihren Salon an. Ersetzen Sie [Name des Salons] durch Ihren.
1. Einfache Regel
„Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte mindestens 24 Stunden vorher ab – einfach auf diese Nachricht antworten. So können wir den Termin jemand anderem anbieten. Vielen Dank!“
2. Mit Verspätungen
„Wir freuen uns auf Sie zur gebuchten Zeit. Bei mehr als 15 Minuten Verspätung müssen wir die Behandlung eventuell kürzen oder verschieben – aus Rücksicht auf die folgenden Kundinnen.“
3. Für lange Behandlungen
„Bei Behandlungen über eine Stunde bitten wir Sie, mindestens 48 Stunden vorher abzusagen: Wir bereiten Produkte und Zeit extra für Sie vor.“
4. Nach mehreren No-Shows
„Hallo Anna, die letzten beiden Termine sind ohne Absage ausgefallen. Kein Problem, das passiert! Für künftige Buchungen bitten wir Sie um eine kurze Bestätigung am Vortag. Bis bald, Ihr [Name des Salons].“
5. Für Aushang oder Social Media
„Ihre Zeit ist wertvoll – unsere auch. Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte mindestens 24 Stunden vorher ab, dann geben wir den Termin an eine andere Kundin weiter. Danke für Ihr Verständnis! – [Name des Salons]“
Wo Sie die Regeln kommunizieren
| Wo | Warum |
|---|---|
| In der Bestätigungsnachricht | Die Kundin liest sie genau beim Buchen |
| Im Salon an der Kasse | Für alle sichtbar, ohne jedes Mal zu erklären |
| Auf Social Media und im Google-Profil | Neukundinnen sehen sie vor der Buchung |
| Persönlich bei Stammkundinnen | Freundlich eingeführt wirkt sie nicht wie eine Strafe |
So setzen Sie sie durch, ohne Kundinnen zu verlieren
- Bleiben Sie konsequent: Wer ständig Ausnahmen macht, hat keine Regel mehr.
- Notfall ist nicht Gewohnheit: Ein Notfall passiert jedem; drei No-Shows in Folge sind etwas anderes.
- Neutraler Ton: Fragen Sie nach einem Ausfall, ob alles in Ordnung ist, und bieten Sie einen neuen Termin an.
- Absagen leicht machen: Reicht eine Antwort auf eine Nachricht, sagen viele ab, statt zu verschwinden.
- Erinnern: Eine Regel wirkt besser, wenn die Kundin ihren Termin nicht vergisst.
Mehr dazu im Ratgeber zu No-Shows im Kosmetikstudio und fertige Texte in 10 WhatsApp-Nachrichten zur Terminerinnerung.
Automatisch an den Termin erinnern
Die Regel sagt der Kundin, was zu tun ist; die Erinnerung sorgt dafür, dass sie es rechtzeitig tut. Mit DigiReminder erhält die Kundin beim Anlegen des Termins eine Bestätigung von der WhatsApp-Nummer Ihres Betriebs und vor dem Termin eine Erinnerung zur gewählten Zeit (3 bis 72 Stunden vorher). Verlangt Ihre Regel 24 Stunden Vorlauf, sollte die Erinnerung etwas früher kommen, damit die Kundin rechtzeitig absagen kann.
Die Kundin kann direkt auf die WhatsApp-Nachricht antworten, und wenn Sie einen Termin verschieben, erhält sie die neue Uhrzeit (Pakete Pro und Business). Die automatischen Texte sind vorgegeben – Ihre Stornierungsregel teilen Sie in Ihren eigenen Nachrichten oder bei der Buchung mit. DigiReminder wickelt keine Zahlungen ab, eine Anzahlung organisieren Sie also separat.